送別会を成功させるために幹事が知っておくべき8つの手順

送別会の幹事になったのですが、何をしなければいけないのでしょうか
送別会の日時と出席者の確定、店選びと予約、進行表の作成、プレゼント(記念品)購入といったことを事前に行います。

 

送別会を成功させる8つの手順

手順1 送別会の日程を決める

 

送別会の日程

退職者・異動者が出席できないと話にならないので、前もって予定を確認します。

さらに、業務に支障のない日、上司や参加者が多く出席できる日を選び、送別会の日程と時間を決めます。 

 

手順2 送別会を開催する店を決めて予約する

 

送別会の店

参加者の人数と予算から、送別会を開催する店を選びます。
1人1人が負担する費用は前例に従います。

ゆっくり話ができて、落ち着く個室はおすすめです。
飲むことが好きな人が多い場合は、飲み放題ブランのある店も候補です。 

二次会の店が必要な場合は、お店をピックアップしたり、予約したりしておきます。 

退職者・転勤者の費用は、参加者が負担するのが一般的です。

 

手順3 送別会の出席者に案内状を送る

 

送別会の案内状

店の予約ができたら、送別会の日にちと時間、店の場所などを記した案内状を参加者にメールで送ります。

参加者が他の予定を入れてしまわないように、早めに通知しましょう。

 

手順4 送別会の進行表を作る

 

送別会の進行表

送別会がぐだぐだにならないように、進行表を作ります。

乾杯の音頭や、贈る言葉を誰に言ってもらうか、余興を入れるかなどは、部署の前例にあわせて判断するのがいいでしょう。


 

 

手順5 贈る言葉・乾杯の音頭をお願いする

 

送別会のスピーチ依頼

事前の準備などもあるので、乾杯の音頭をとってもらう人、贈る言葉を言ってくれる人、退職者・転勤者にスピーチのお願いをします。

メールではなく、口頭でお願いしましょう。

 

手順6 花束・プレゼントを用意する

 

送別会の花・プレゼントの用意

送別会の時に渡す花束やプレゼント(記念品)を購入します。

花束やプレゼントをいつ渡すかや(最終勤務日or 送別会)、何をプレゼント(記念品)として贈るかなど、職場によって、決まっているところもあるので、それぞれの慣習に従えばよいでしょう。

 

手順7 送別会の当日

 

送別会の当日

進行表に従って、つつがなく送別会を行います。

 

手順8 精算と会計報告

 

送別会の精算と会計

できるだけ早めに、可能であれば、翌日中には送別会の会計報告をして、精算をお願いします。

退職者・異動者の分は、参加者が負担するのが一般的なので、メールを出さないように注意。